Memoria 2010-2011 - Universidad de Cádiz

Innovación y Mejora Organizativa

Sistemas de Garantía de Calidad

• Desde octubre de 2010, el Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC) de la UCA se encuentra certificado por la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación, ANECA. El SGIC es  conforme con las normas y directrices del Programa AUDIT de la ANECA. La UCA es una de las seis universidades españolas que han logrado la certificación para todos sus centros.
• A lo largo del curso 2010-2011 se han incorporado 26 grados y 3 máster al SGIC, lo que hacen un total de 36 grados y 5 máster (programas de postgrado).
• En el año 2011, los programas de doctorado de la UCA con mención de excelencia se han incorporado al SGIC.
• En abril de 2011, se ha iniciado el procedimiento para una nueva revisión del SGIC. Para ello un equipo de trabajo compuesto por miembros propuestos por centros y por departamentos, junto con responsables administrativos, vicerrectores y directores de secretariado en distintos ámbitos de la gestión académica, revisarán la versión 0.2 del SGIC.

Sistema de información para la UCA

• En el curso 2010-11 se ha incorporado al Sistema de Información de la Universidad de Cádiz, SIUCA (venus.uca.es/calidad/siuca/), los Cuadros de Mando de Títulos, que incluyen los principales resultados de formación, facilitando a los responsables académicos el seguimiento de las titulaciones y de los objetivos marcados en los contratos programa.

Administración electrónica y servicios digitales. Tras la puesta en marcha de todos los componentes que componen la plataforma de administración electrónica de la Universidad de Cádiz y la aprobación por el Consejo de Gobierno del reglamento por el que se regula la tramitación telemática de procedimientos en la UCA a lo largo del curso 2009/2010. Las actuaciones realizadas durante el curso 2010/2011 se ha orientado a las siguientes acciones:

• Sede electrónica. Se ha aprobado en Consejo de Gobierno en sesión de 22 de Junio de 2011, el reglamento que regula el funcionamiento de la Sede Electrónica de la UCA, de acuerdo a los principios establecidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
• Firma digital: Para agilizar la gestión académica y administrativa  y reducir el uso de papel, se ha puesto en marcha las siguientes acciones:
• Firma y gestión electrónica de actas. Iniciada una experiencia piloto en 2010, se ha extendido a todos los centros de la UCA durante el presente curso.
• Firma y gestión electrónica de documentos contables. En el marco de desarrollo de la plataforma de contratación administrativa de la UCA, se han realizado las correspondientes integraciones entre la aplicación uXXI- Económico, que gestiona los procesos económicos de la Universidad, y los componentes correspondientes de la plataforma de administración electrónica (firma digital, @firma y Alfresco) para permitir la firma electrónica de los documentos contables y su archivo en el gestor documental Alfresco.
• Comunicaciones internas. Se ha desarrollado un procedimiento especifico, en fase de explotación controlada, de tramitación para facilitar la firma digital de cualquier documento (cartas, oficios, etc.) no integrado en la plataforma.
• Procedimientos telemáticos. En el curso 2010-2011 se han desplegado 25 nuevos procedimientos telemáticos y otros 27 se encuentran en diferentes fases de desarrollo.
• Oficina virtual. La oficina virtual de la Universidad de Cádiz, el portal de acceso a los servicios telemáticos que tiene disponible la comunidad universitaria para acceder a los procedimientos telemáticos y desde donde se puede acceder al estado de cada una de las transacciones realizadas en tiempo real, ha gestionado más de 3.000 solicitudes durante el curso 2010-2011.
• Asimismo, se han desplegado a lo largo del curso 2010/2011 el "Registro telemático de  entrada y salida de documentos",  el "Tablón electrónico de la Universidad de Cádiz", asociado al despliegue de la "Sede electrónica" y la "Plataforma de contratación administrativa".

Mapas de procesos. En  desarrollo del Acuerdo de 18 de mayo de 2007 para la mejora y calidad de los servicios, firmado por las Universidades Públicas de Andalucía y las organizaciones sindicales mayoritaria, todas las unidades administrativas han elaborado el mapa de procesos que realizan y han documentado sus procesos clave definiendo en cada caso los correspondientes flujogramas e indicadores de resultados. Los mapas de procesos han sido sometidos a un proceso de auditoría interna. Asímismo, en todos los servicios se ha realizado una revisión por la dirección de los mismos.

Cartas de servicios. Mediante la Carta de servicios cada unidad enfoca la misión que desempeña en la universidad, establece compromisos con sus usuarios, y determina al menos un indicador para realizar un seguimiento de la satisfacción con el servicio. Tras la incorporación de doce nuevas unidades que disponen de cartas de servicios durante 2009-2010, se ha revisado la Carta de servicios de las siguientes unidades durante el curso 2010-2011:

• Área de Personal
• Servicios Centrales de Ciencia y Tecnología
• Servicio de Extensión Universitaria
• Administración del Campus de Puerto Real (pendiente de aprobación por Gerencia)
• Gabinete del Rector (pendiente de aprobación por Secretaría General)

El resto de unidades está en procesos de revisión de sus Cartas de servicio.

Certificaciones de calidad y excelencia en la gestión.

• En septiembre de 2010, la Memoria 2009-2010 de la Universidad de Cádiz fue validada por una entidad externa en el nivel de aplicación B+ de Global Reporting Initiative (GRI) en su versión G-3 y finalmente fue chequeada por dicha entidad. La UCA es la única universidad del mundo con dicho nivel de aplicación.
• El Sistema de Gestión Ambiental de la Universidad de Cádiz ha obtenido en febrero de 2011 la certificación según norma ISO 14001: 2004, con alcance a los cuatro campus de la universidad en todas sus actividades: odcencia, investigación y actividades administrativas.
• Durante el año 2011, el laboratorio Planta de Cultivos Marinos ha renovado las certificaciones según norma UNE 166002: 2006 y ISO 9001: 2008.
• En marzo de 2011, la Unidad de Evaluación y Calidad, el Área de Deportes y el Servicio de Extensión Universitaria obtuvieron el Sello de Excelencia Europea 300+. Este sello, otorgado por el Club de Excelencia en Gestión y Bureau Veritas Certification, avala las buenas prácticas de gestión que se desarrollan en estos servicios y reconoce la madurez y la eficacia de su sistema de gestión, al mismo tiempo que ratifica su compromiso con los principios de excelencia en la gestión y la mejora continua.

• A finales de junio de 2011, el Servicio Central de Ciencia y Tecnología de la UCA superó con éxito la auditoría de certificación ISO 9001: 2008.
• A primeros de julio, el Área de Biblioteca y Archivo de la UCA obtenía el sello de Excelencia Europea EFQM 500+, convirtiéndose en un ejemplo de buenas prácticas y obtención de resultados excelentes. La UCA se incorpora así a un selecto grupo al que pertenecen, además de la institución gaditana, la Universidad de Castilla La Mancha, la Universidad Miguel Hernández de Elche y la Universita Jaume I de Castellón.
• A finales de Julio de 2011, el Área de Economía ha obtenido la Certificación ISO 9001: 2008 de su Sistema de Gestión, con alcance a dicho área y a los procesos económicos de las Administraciones de Campus, Área de Personal y Gabinete de Auditoría y Control Interno.

Buzón de atención al usuario (BAU). El Buzón de Atención al Usuario (bau.uca.es) es el cauce principal de la UCA para canalizar, hasta las distintas unidades responsables, las consultas, sugerencias, quejas y reclamaciones, felicitaciones y las incidencias docentes. El objetivo principal del BAU es la mejora de los servicios prestados por la Universidad de Cádiz, estimulando la comunicación entre los usuarios y los responsables de las unidades y servicios. Todo ello mediante el uso de un sistema ágil, de fácil manejo y con un alto nivel de discreción que, además, permite conocer la percepción que de la UCA tienen sus usuarios. El BAU es una herramienta de la política de mejora continua de la UCA.  En diciembre de 2009, el BAU fue galardonado con un Premio Telescopi, por el Observatorio de Buenas Prácticas de Dirección y Gestión en las Universidades Españolas de la Cátedra UNESCO de Gestión Universitaria, de la Universidad Politécnica de Cataluña.

* Hasta 30 de Junio
** Tiempo medio de respuesta medido en días

Centro de atención a usuarios (CAU)

uca.es/es/administracion-y-servicios/nomativa-y-atencion-al-usuario
El CAU es una aplicación desarrollada en la UCA para gestionar las peticiones de servicios desde los distintos usuarios a las diferentes unidades de la UCA. Actualmente disponen de CAU las siguientes unidades y servicios:

• Administración del Campus de Algeciras
• Administración del Campus de Cádiz
• Administración del Campus de Jerez
• Administración del Campus de Puerto Real
• Área de Economía
• Área de Informática
• Área de Infraestructuras
• Área de Personal
• Evaluación y Calidad
• Extensión Universitaria
• Gabinete de Comunicación y Marketing
• Gabinete del Rector
• Servicio de Prevenció
• Servicio de Atención Psicopedagógica
• Servicio Central de Ciencia y Tecnología
• Oficina de Relaciones Internacionales

El CAU dispone de mecanismos para medir el tiempo de prestación del servicio y la satisfacción de los usuarios con el servicio prestado, con el tiempo de respuesta y con la eficacia en atender la petición. Asímismo, existen servicios accesibles a toda la comunidad universitaria y sociedad en general, por medio de una funcionalidad de registro.

Fuente: "Informe comparativo de resultados de los servicios-unidades UCA que prestan servicios a través del CAU". Informes del Sistema de Información UCA.
* Hasta 30 de Junio
** Medido en una escala 1 (Nula satisfacción)-5 (Total satisfacción)

Premios y distinciones al CAU.

• Premio a la buena práctica en la gestión en la Primera Edición de los Premios de reconocimiento a la Excelencia en la Gestión de la UCA, organizado por Gerencia. Julio de 2010.
• Premio a la mejor práctica en las IV Jornadas de Excelencia en la Gestión Universitaria. Noviembre de 2010, otorgado por los asistentes a las mismas.
• Incluido en el Observatorio de Buenas Prácticas en Dirección y Gestión Universitaria de la Cátedra UNESCO de Dirección Universitaria.

Medidas de satisfacción por la prestación de los servicios. La UCA realiza anualmente desde el curso 2007-2008 un seguimiento directo de la satisfacción general de los estudiantes, del personal docente e investigador y del personal de administración y servicios, en relación a distintos aspectos del funcionamiento de la institución. Los estudios se publican en la página web de la Unidad de Evaluación y Calidad, siendo accesibles a todos los miembros de la comunidad universitaria. En el curso 2010-2011 no se ha realizado este seguimiento directo de la satisfacción, siendo sustituido por un análisis global de las valoraciones de satisfacción de los usuarios con los servicios prestados a través del CAU, reseñado previamente.

Satisfacción general del PDI, PAS y estudiantes

Las dimensiones valoradas en las encuestas del PDI y PAS son: Liderazgo, Información, Sensibilidad/Comunicación, Funcionamiento General e Infraestructura y Recursos. La encuesta dirigida  a los estudiantes está conformada por cuestiones relativas a los servicios y recursos de la universidad, la formación y el profesorado. Los resultados son accesibles a toda la comunidad universitaria en el SIUCA, venus.uca.es/calidad/siuca, y se ofrecen desagregados por distintos factores relativos a PDI, PAS y estudiantes.